7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента...

^ 7.7. Организация оперативного хранения документов
7.7.1. С момента заведения и до передачи в архив Управления дела хранятся по месту их формирования – в структурных подразделениях Управления.

Руководители структурных подразделений и работники, отвечающие за делопроизводство, должны обеспечивать сохранность документов 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах, в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

Для оперативного поиска документов дела в шкафу размещаются в вертикальном положении корешками наружу в согласовании с 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... номенклатурой дел. Номенклатура дел либо выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

  1. Завершенные дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения хранятся по месту их 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... формирования в течение 3-х лет, а потом сдаются по описям в архив Управления.

  2. Личные дела штатских служащих хранятся в отделе кадров Судебного департамента в течение 10 лет со денька их увольнения 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... с штатской службы, после этого передаются в архив Управления (п. 23 Указа Президента Русской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609).

  3. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранятся в структурных подразделениях, а по истечении сроков их хранения передаются 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... в архив Управления для централизованного поражения.

  4. Выдача дел другим структурным подразделениям делается с разрешения управляющего структурного подразделения на срок менее 1-го месяца. Выдача дел осуществляется под расписку в карточке выдачи дел (приложение 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... № 32). После истечения обозначенного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

  5. Изъятие документов из дел неизменного хранения допускается

в исключительных случаях и делается с разрешения начальника Управления с оставлением в 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

  1. В случае ликвидации либо реорганизации структурного подразделения работник, ответственный за делопроизводство этого структурного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий, сформировывает все имеющиеся документы 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... в дела, оформляет дела и передает их в архив Управления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.


^ VIII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... АРХИВ
8.1. Документы, образующиеся в итоге деятельности Управления, являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат неотклонимой передаче на неизменное хранение в Муниципальный архив Русской Федерации, как часть 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... архивного фонда Русской Федерации.

Хранение документов неизменного и временного (выше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, также документов по личному составу, их учет, внедрение, отбор и подготовку к передаче на 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... государственное хранение производит архив Управления.

    1. Архив Управления хранит документы аппарата Управления.

  1. В собственной практической деятельности архив Судебного департамента управляется законодательством Русской Федерации, приказами и распоряжениями начальника Управления, нормативно – методическими документами Федерального архивного агентства 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... (Росархива) и Положением об архиве управления Судебного департамента в Ивановской области.

  2. В архив Управления передаются дела неизменного, временного (выше 10 лет) хранения и документы по личному составу. Их передача делается по описям 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... (приложение № 29).

Дела неизменного и временного (выше 10 лет) хранения передаются в архив не позже чем через три года после их окончания в делопроизводстве.

  1. Передача дел в архив Управления осуществляется по графику, утвержденному начальником 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... Управления.

  2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив ответственный за архив за ранее инспектирует корректность их формирования, дизайна и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... согласовании с номенклатурой дел Управления. Все выявленные при проверке недочеты в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения должны убрать.

  3. Прием каждого дела делается ответственным за архив Управления в присутствии работника, ответственного за ведение 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... делопроизводства в структурном подразделении. При всем этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... и прописью количество практически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, также подписи ответственного за архив и лица, передававшего дела.

Совместно с делами в архив Управления передаются регистрационные картотеки (журнальчики) на 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... документы либо программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и выполнении передаваемых документов, которые врубаются в опись как отдельные единицы хранения.

    1. Дела, находящиеся на хранении в архиве, выдаются 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... работникам аппарата Управления для работы во временное использование на основании письменного запроса, подписанного управляющим структурного подразделения и согласованного с начальником ООПОДС. Дела выдаются по карточкам выдачи (приложение № 32) на срок менее 10 дней.

Посторонним 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника Управления либо его заместителя по актам (приложение № 33) на срок менее 3 месяцев.

По истечении установленного срока по мере надобности делается переоформление документов на 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... выданные дела после ознакомления с их сохранностью

Дела с подлинными приказами и распоряжениями начальника Управления посторонним организациям не выдаются.

    1. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в их правок и пометок 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента....

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть испытано в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел либо отдельных листов в их, также повреждений дел и документов ответственным за 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... архив составляется акт в 2-ух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю структурного подразделения либо организации, использовавшей документы, для вербования виноватых к ответственности, другой остается в архиве.



СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК управления 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... Судебного департамента в Ивановской области


от «____» ___________ № _________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК управления по делам архивов Ивановской области

от «____» _____________ 2007 г.

№ __________



^ Приложения

Приложение №1

к п.3.2.3.


РЕЕСТР
на передачу входящих документов


Входящий номер, кол-во листов, дата

Откуда поступил, номер и дата 7.7. Организация оперативного хранения документов - Инструкция по делопроизводству в управлении Судебного департамента... документа

Короткое содержание документа

Кому адресовано

Резолюция управления

Роспись в получении, дата

1

2

3

4

5

6

























































Приложение №2

к п. 3.2.4

УТВЕРЖДАЮ
начальник отдела гос

службы и кадрового обеспечения

управления Судебного департамента

в Ивановской области

_______________ Н.П.Железняков

«___» ______________ 2007 г.





74nuzhno-li-mne-iskat-pomosh-i-podderzhku-u-drugih-lyudej-letopis-bajtereka-.html
75-avtomatizaciya-tabelnogo-ucheta-otrabotannogo-vremeni-i-neyavok-v-i-podolskogo-rekomendovano-ministerstvom.html
75-elektrobezopasnost-na-proizvodstve-metodicheskoe-opisanie-i-individualnie-zadaniya-na-kontrolnuyu-rabotu-1.html