7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве

7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве

7.3. Протокол
Протокол занимает особенное место в системе организацион­но-распорядительных документов. С одной стороны, его мож­но отнести к информационным документам (потому что он содер­жит информацию о ходе обсуждения каких-либо управленческих вопросов), а 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве с другой — протоколы содержат постановляющую часть и, таким макаром, могут рассматриваться как распоряди­тельные документы.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конфе 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ренциях. Протоколы документируют деятельность повсевременно действующих коллегиальных органов, таких, как коллегии ко­митетов и министерств, городских органов управления, также ученых, технических, методических советов.

Неотклонимому протоколированию подлежат собрания ак­ционеров, заседания советов директоров.

Протоколы представляются в 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве органы гос вла­сти для регистрации (к примеру, при регистрации коммерче­ских банков, торгово-промышленных палат и др.). Протоколы составляют и для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, семинаров и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве т.д.).

Протокол оформляется на базе записей, которые велись на заседании секретарем вручную либо с внедрением диктофона.

Зависимо от вида заседания и статуса коллегиального органа выбирается форма протокола: короткая, полная 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве либо сте­нографическая.

Лаконичный протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседа­нии вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения (см. с. 94). Таковой протокол рекомендуется вести исключительно в тех слу­чаях, когда заседание стенографируется, доклады и тексты 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вы­ступлений будут представлены секретарю либо когда заседание носит оперативный нрав.

Полный протокол фиксирует не только лишь обсуждавшиеся во­просы, принятые решения и фамилии выступавших, да и дос­таточно подробные записи, передающие 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мне­ния, прозвучавшие вопросы и высказывания, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную кар­тину заседания (см. с. 95—96).

Стенографический протокол составляется на 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве базе стено­графического отчета о заседании (стенограммы) и дословно пе­редает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку реше­ния по нему.

Полный и стенографический протоколы составляют на ос­нове рукописных стенографических либо магнитофонных 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве запи­сей, которые ведутся во время заседания.

Все виды протоколов оформляются на общем бланке, кото­рый включает последующие реквизиты: наименование учреждения (организации, предприятия), вид документа (протокол), место для проставления даты, индекса 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве документа, место составления прото­кола, место для заголовка к тексту. Датой протокола является да­та заседания (протоколы, обычно, оформляются после засе­дания). Если оно длилось некоторое количество дней, то дата протоко­ла включает 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве даты начала и окончания.









К примеру: 21-24.01.2000.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в границах календар­ного года либо срока возможностей коллегиального органа.

Заголовок к тексту протокола, обычно, отражает 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вид за­седания либо коллегиальной деятельности и согласуется с назва­нием вида документа. К примеру: Протокол — заседания колле­гии; — собрания трудового коллектива; — совещания начальни­ков структурных подразделений.

Текст протокола включает вводную 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и основную части.

В вводной части протокола после заголовка приводятся фа­милии и инициалы председателя и секретаря заседания (в крат­кой форме протокола эти сведения опускают). С новейшей строчки после слова «Присутствовали» перечисляют 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве фамилии, инициалы неизменных членов коллегиального органа (в алфавитном по­рядке), фамилии, инициалы и должности приглашенных на за­седание. При оформлении протокола расширенного заседания фамилии участников не перечисляются, а указывается цифрой их полное количество 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Подсчет участников проводится по спи­скам регистрации, которые передаются секретарю собрания и становятся одним из приложений к протоколу.

В вводную часть протокола врубается повестка денька. В ней перечислены обсуждаемые на заседании вопросы 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве с фамилиями выступающих (докладчиков) и закреплена последовательность их обсуждения. Повестка денька заседания, обычно, составля­ется заблаговременно и должна включать среднее количество вопро­сов, которые можно разглядеть и обсудить на заседании.

Текст 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве основной части протокола составляется в согласовании с последовательностью вопросов, установленных повесткой денька.

Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пт включено в повестку денька. В согласовании с ней разделы нумеруются 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Каждый раздел состоит из 3-х частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», которые печатаются с абзаца, для того чтоб выделить в тексте протокола записи речи основного докладчика, участников обсуждения вопро­са и постановляющей части, формулирующей решение 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новейшей строчки в именительном падеже. Изложение записи выступления отделяют от фамилии дефисом, оно излагается от третьего лица единственного 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве числа.




Протокол оформляет секретарь заседания. Подписывают пред­седатель и секретарь.

^ Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки денька, по которому готовят выписку (см. с 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. 97). При всем этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, во­прос повестки денька, по которому готовится выписка, и текст, от­ражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подпи­си, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для пред­ставления 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в другую компанию, то она заверяется печатью.
^ 7.4. Информационно-справочные документы
К информационно-справочным документам относят пись­ма, докладные (служебные) и пояснительные записки, сводки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти доку­менты предусмотрены 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве или для передачи инфы от од­ного адресата к другому, или для фиксации каких-либо инфор­мационных сведений. В отличие от распорядительных доку­ментов эти документы могут не добиваться выполнения. Ин­формация, заключенная 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в их, может вдохновлять к действию, а может быть только принята к сведению*.

* ^ Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управле­ния), с. 118.


Акт

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущест­венно 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве комиссией), подтверждающий установленные ими факты либо действия. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта­ний новых изделий, оборудования, при сдаче в 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве эксплуатацию законченных объектов и т.д. В неких случаях его составляет одно должностное лицо — при ревизии финансово-хозяйствен­ной деятельности, проверке наличия продукта и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве одной схеме, обычно, на бланке организации и содержит последующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подраз­деления, заглавие вида документа (акт), дату, индекс, место со­ставления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве на ко­личество экземпляров и их местопребывание.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого действия и месту его составления. Заголовок соот­носится с заглавием вида документа и формулируется в 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве роди­тельном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об­щежития». Вероятна формулировка заголовка при помощи от­глагольного существительного — «О приеме-передаче оборудо­вания», «Об ликвидировании дел». Текст акта делится на три 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), перечень фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и наименования этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве проведения работы комиссии, ее цели и задачки, суть уста­новленных фактов, способы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части по мере надобности мо­жет быть разбит на пункты.

Выводы, предложения 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пт.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении либо адресатах, которым он ориентирован. Ко­личество 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предвидено другое).

Подписи размещаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также должен поставить свою подпись, но имеет право изло­жить сущность замечания ниже подписей либо на 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве отдельном листе, который является приложением к акту.

Пример дизайна акта см. на с. 99.




Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. К примеру, акт о ликвидации учреждения стано­вится официальным документом после утверждения руководите 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­лем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтоже­нию документов и дел с истекшими сроками хранения утвер­ждается управляющим данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, в особенности те, к 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве работе которых высказаны замечания, должны быть осведомлены с его содер­жанием под расписку.


^ Докладная записка


Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного либо вышестоящего учреждения и содержащий обстоятель­ное изложение какого-нибудь вопроса 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка составляется как по личной инициативе создателя (должностного лица), так и по указанию (письменному либо устному) управляющего.

По содержанию докладные записки разделяются на ини­циативные, информационные и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве отчетные.

Деятельная докладная записка составляется с целью побу­дить адресата принять определенное решение, потому в тексте записки не только лишь излагаются какие-то факты, да и содержатся определенные предложения, советы либо выводы.

Информационная 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве докладная записка составляется часто и содержит информацию о деталях либо способах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о окончании работы, ее шага, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Оформление докладной записки находится в 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве зависимости от ее адресата. Ес­ли она адресована руководителю данного учреждения, то счи­тается внутренней, если направляется за границы учреждения в вышестоящую компанию, то наружной. Наружные докладные записки оформляются на бланке 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, внутренние — на обыкновенном листе бумаги.

Наружняя докладная записка должна содержать: наимено­вание учреждения, заглавие вида документа (докладная за­писка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись управляющего, фамилию 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве исполнителя, номер его телефона.

Внутренняя докладная записка включает: заглавие структур­ного подразделения, наименование вида документа, дату, адре­сат, заголовок к тексту, текст, подпись (с указанием должности, фамилии, инициалов). Подписывает внутреннюю докладную записку составитель 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Пример дизайна внутренней докладной записки:



^ Пояснительная записка


Пояснительная записка — документ, составляемый для пояс­нения отдельных положений выполненной работы (проекта, отче­та, разработки). По собственному оформлению пояснительные за­писки отличаются от докладных тем 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, что не содержат выводов и предложений.

Разновидностью пояснительных записок являются докумен­ты, составляемые работниками организации по указанию пря­мых либо вышестоящих управляющих по отношениям, возни­кающим в процессе производственной и трудовой 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве деятельности. Такие документы составляют при появлении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисципли­ны, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.

Пояснительная записка такового рода обычно пишется от ру­ки, адресуется руководителю, который ее 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве востребовал, обязана иметь дату.

Текст пояснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего либо подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распростра­няются и на пояснительные записки.

Пример дизайна пояснительной записки:



Справки


Справка 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве — документ, содержащий описание и подтвержде­ние фактов и событий. Справки бывают служебного и личного нрава.

Справки служебного нрава представляются по запросу вышестоящих организаций, также посторониих учреждений и организаций (органы суда 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, следствия, прокуратуры, государст­венного надзора и др.). Составляются справки и снутри отдель­ных организаций по запросу управляющего. Справка оформляет­ся на бланке, имеет последующие реквизиты: наименование орга­низации, наименование вида документа, дата, место 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве составле­ния, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, на­правляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пт. В него включают ссылку на период времени, к которому отно 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­сятся включаемые в справку данные, также ссылку на доку­менты, послужившие основанием для составления справки.

Справки личного нрава, обычно, выдаются сотруд­никам организаций для доказательства факта их работы, зар­платы, трудового 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве стажа и др. Справка обязана иметь последующие реквизиты: наименование организации, наименование вида до­кумента, дата, регистрационный номер, текст, подпись, печать. Типовой состав инфы справок личного нрава позво­ляет использовать при 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве их оформлении трафаретные тексты, в каких основная часть написана заблаговременно, а переменные дан­ные могут вноситься от руки либо на пишущей машинке.

Текст справки личного нрава следует начинать с фами­лии, имени и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоя­щая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что........... вправду работает....» и т.д.

Организация, в которую предоставляется справка, обяза­тельно указывается 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в ее тексте.


Письмо


Письмо — обобщенное заглавие разных по содержанию до­кументов, служащих средством общения меж учреждениями в процессе воплощения их деятельности. Даже в случаях пере­писки меж личными лицами и учреждением ее содержание касается управленческих 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вопросов.

Письмо — часто встречающийся метод обмена инфор­мацией, оно соединяет воединыжды гигантскую группу самых разных по содержанию документов. Письма составляют огромную часть входящих и исходящих документов хоть какого учреждения. Имеется огромное 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве количество разновидностей писем: сопроводительные, информа­ционные, гарантийные, маркетинговые, претензионные, арбитражные, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-просьбы и т.д. В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в праздничных случаях 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Письма на­правляют в символ проявления роли и выражения соболезнова­ния в драматических и катастрофических ситуациях.

Письмо оформляют на специально созданном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превы­шает 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве 7 строк, то употребляют формат А5.

Текст письма строят по схеме: введение (приводятся мотивы составления письма, ссылки на действия, факты, решения вы­шестоящих учреждений и другие причины, послужившие осно­ванием для составления письма); подтверждения (обоснование 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вопроса, изложенного в письме); заключение (излагаются выво­ды, предлагаются решения). В отдельных случаях письма могут содержать одну заключительную часть текста без пояснений.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упро­щает 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве операции по обработке писем и ускоряет выполнение в той организации, куда они адресованы. По объему письмо не долж­но превосходить одну машинописную страничку.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, чет­кость, краткость изложения 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, потому что цель составления и на­правления писем сводится, обычно, к побудительным мо­тивам. Текст письма должен содержать довольно обоснован­ные аргументы и полную информацию, дозволяющие адресату принять решение 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуме­стные излишние детали и общие места, потому что многословие и большой объем документа не содействуют усвоению сущности, ос­новного 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко вы­раженный, чувственный тон, придавать им личностный ха­рактер, потому что письмо является официальным документом, исходит от организации 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, создано для делового общения. Служебные письма пишут в благожелательном тоне, обяза­тельно в обходительной форме. Неприемлимо проявление грубости, драматичности, издевки, даже в тех случаях, когда идет речь о принципном несогласии. Категорический 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве отказ либо кате­горическое требование можно выразить прямо, но обходительно.

Самые общие советы по составлению текста служеб­ных писем — избегать вычурности слогаю, оборотов неверной веж­ливости («не откажите в любезности», «с глубочайшим 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве почтением»). Почтение к адресату, внимание к затронутым вопросам, заинте­ресованность в совместной работе и т.п. можно выразить дее­причастными оборотами: «тщательно рассмотрев Ваше предло­жение», «детально ознакомившись с Вашим проектом 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве», «внима­тельно исследовав Ваши замечания»). Нейтральность тона может быть достигнута внедрением деепричастных оборотов для формулировки обстоятельств принятия решений, которыми следует начинать фразу: «учитывая высказанные замечания...», «считая принципным положение...», «рассмотрев предложенный ас­сортимент 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве...».

Уверительность служебных писем достигается использовани­ем при их составлении сложившихся в управленческой практике языковых формулировок, стандартных оборотов и закоренелых словосочетаний типа «Оплата гарантируется...», «В порядке об­мена...», «В согласовании с подготовительной договоренно­стью...», «В 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве связи с проведением совместных работ...» и т.д. Де­ловая переписка в большинстве случаев имеет типовое содержание, а упот­ребление стандартных языковых формул обеспечивает точность выражения и однозначность осознания текста.

Уверительность 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве письма находится в зависимости от умения составителей ар­гументировать свои просьбы, предложения, претензии, преду­преждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При всем этом письмо не должно преобразовываться в аналити 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­ческий информационный обзор, аргументация должна быть только достаточной для побуждения адресата к принятию необхо­димого решения. Если же доказательность может быть достигну­та только приведением значимого количества цифрового материала, то следует оформить его 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

В письмах-отказах не следует начинать текст с формули­ровки самого отказа, целесообразнее поначалу выложить его предпосылки. В таких письмах уместны формулировки: «завод 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве не предполагает», «издательство не планирует», «институт не счи­тает возможным», «фирма не может обеспечить», «организации не требуется» и т.д. После таких конструкций уместна просьба сказать дополнительные факты (сведения, цифровые данные 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и т.п.), основываясь на которых можно в дальнейшем возвратиться к рассмотрению вопроса.

Если письмо содержит формулы обходительного воззвания и за­ключения, то они должны соответствовать друг дружке: «Уважаемый Николай Егорович!......С 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве почтением, начальник управле­ния........ Заключительная формула вежливости отделяется от текста 2—3 межстрочными интервалами и печатается с абзаца.

Письма в текущее время пересылают не только лишь по почте, да и с внедрением 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве телеграфа, аппаратов факсимильной свя­зи, компьютерных сетей (электрическая почта).

Пример дизайна письма:




^ Телеграмма (телетайпограмма)


Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное заглавие раз­личных документов, выделяемых в одну категорию по особенному спо­собу передачи текста: по телеграфу 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве либо телетайпу. Этот вид до­кументов употребляют в случаях, когда нужна более стремительная (по сопоставлению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы находится в зависимости от указания ее категории: вне категории, внеочередная, правительственная 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве, пресса, интернациональная, срочная, обычная. Сроки достав­ки телеграммы зависят от ее вида: с извещением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, обозначенный отправителем, с оплаченным ответом, письмо 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве-телеграмма и др.

Телеграммы оформляют или на особых бланках, или на обыденных листах бумаги, которые имеют последующие реквизи­ты: отметку о категории и виде, телеграфный адресок получателя, текст, регистрационный индекс (номер), почтовый адресок орга 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве­низации-отправителя (создателя документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Категория и вид телеграммы указываются составителем пе­ред адресом.

Адресок в телеграмме оформляется обыденным методом исключительно 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного либо телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). Те­леграфный адресок существенно короче почтового и состоит из на­именования места предназначения, условного наименования органи­зации 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве и фамилии должностного лица. К примеру: «МОСКВА ПРИРОДА ВОДРОВУ», «РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ ПИХТОВУ». Ес­ли в несколько адресов и пт направляются телеграммы од­ного содержания, то адресок оформляется последующим образом:

РЯЗАНЬ ГОРСТРОЙ копия РЯЗАНЬ 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве АДМИНИСТРАЦИЯ

Текст телеграммы отличается так именуемым телеграфным стилем, составляется в максимально сжатой форме. В тексте отсут­ствуют предлоги, союзы, частички (не считая частички «не»), знаки препинания. Числа и числа пишутся словами. Цифрами обо­значаются 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте теле­граммы употребляют исключительно в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. Допускается обозначение символов препинания условными сокращениями: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки, СКБ — скобки. Принято условное обозначение слова «номер» — HP.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в 2-ух экзем­плярах на одной 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве стороне листа строчными знаками через два интервала без абзацев и переноса слов. Завершается текст но­мером телеграммы, который является ее регистрационным ин­дексом. После номера с новейшей строчки печатается фамилия (допускается без инициалов и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве указания должности) того должностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обыденным методом (строчными и строчными буква­ми) печатают наименование и почтовый 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве адресок организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. 1-ый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, 2-ой подшивается в дело.

Пример дизайна телеграммы:




Телекс


Телексная связь отличается от 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве телеграфной оконечными устройствами и является более оперативной по сопоставлению с ней. Для передачи телексов употребляется аппаратура, которая устанавливается в организации-пользователе. Технические осо­бенности контроля передачи текста этим видом связи 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве обу­словливают ряд особенностей текста, не имеющих дела к содержанию числа и слова; знаки «+», если конец сообще­ния неясен, «—» если сообщение последнее, «+?» в конце со­общения, если ожидается ответ. Телексная связь абонентская, потому категория 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве вида (как в телеграмме) в телексах не ис­пользуется.

Требования к оформлению телекса подобны требованиям к оформлению телеграммы по составу реквизитов: адресат, текст, подпись, номер, наименование организации-отправителя, его 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве адресок. Заголовок телекса содержит сведения о получателе и отправителе, дату и время передачи инфы.

Текст излагается коротко и сжато, как в телеграмме. Но в тек­сте телекса употребляют точки и запятые*.




* ^ Справочник по деловой переписке 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве. — М.: Межрегионсервис, 1996, с. 115—116.


Телефонограмма


Телефонограмма — обобщенное заглавие разных по содер­жанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особенным методом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве записывается от руки). Обычно телефоно­граммы используют для срочных оповещений о совещаниях, за­седаниях, собраниях и схожих случаях, когда переданное со­общение нужно оформить документально. Телефонограм­мы используют в границах деяния местной телефонной связи 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве.

Бланки для телефонограмм целенаправлено иметь при боль­шом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на незапятнанных листах бумаги. Составля­ется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: заглавие 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учреждения — создателя документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего те­лефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер теле­фонограммы, текст (не превосходящий 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм придерживаются следую­щих советов: текст не должен содержать сложных логиче­ских оборотов, тяжело выговариваемых и изредка произносимых слов; информация 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве должна быть короткой и срочной.

При передаче телефонограммы нужно проверить пра­вильность записи повторным чтением; слова, плохо воспри­нимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буковкам. Если телефонограмма направляется в несколько 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве адресов, то к ней составляется перечень на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, должен ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназнача­лась приобретенная информация.

Пример дизайна телефонограммы 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве см. на с. 106.


^ Телефакс (факс)


Телефакс (факс) — получаемая на картонном носителе копия документа (рукописного, печатного, графического, изобразитель­ного), переданного по каналам факсимильной связи. В отличие от телеграфной и телексной эта связь позволяет получать 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве изобра­жение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизво­дящего все особенности документа-подлинника. Потому осо­бенности в оформлении документов, созданных для пе­редачи по факсимильной связи, схожи требованиям к оформ­лению 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве соответственных видов документов.

Вопрос о юридической силе факсограмм в действующих нормативно-методических документах в текущее время не решен. К примеру, в аннотации по документационному обеспе­чению (делопроизводству) в Администрации Президента Рос­сийской 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве Федерации установлено, что документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы. Но Фе­деральный закон «Об инфы, информатизации и защите информации» установил, что юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого при помощи информационных и 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве телекоммуникационных систем, может подтвер­ждаться электрической цифровой подписью. Юридическая сила электрической цифровой подписи признается при наличии в ав­томатизированной информационной и телекоммуникационной



системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве их использования. Право удостоверять идентичность электрон­ной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. В согласовании с письмом Высшего Арбитражного Суда Россий­ской Федерации от 07.06.95 № С2-7/03-316 при соблюдении обозначенных критерий документ 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве может признаваться в качестве до­казательства, т.е. юридическая сила поступившего телефакса (факса) определяется программно-техническими средствами Госкомсвязи Русской Федерации, обеспечивающими иден­тификацию отправляемых сообщений*.




* Оформление документов. Методические советы на базе 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве ГОСТ Р 6.30-97. — М.: Научная книжка, 1998, с. 53.

^ Контрольные вопросы
1. Назовите виды организационных документов и укажите осо­бенности их составления и дизайна.

2. Назовите виды распорядительных документов и укажите осо­бенности их составления и дизайна.

3. В чем 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве особенности составления и дизайна протокола?

4. В чем особенности составления и дизайна акта?

5. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию докладных записок?

6. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве пояснительных записок?

7. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию справок?

8. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию служебных писем? Каковы разновидности писем?

9. Какие требования предъявляются к составлению и оформле­нию телеграмм?

10. Каковы 7.3. Протокол - Т. В. Кузнецовой Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве особенности составления и дизайна телефонограмм?



72-plan-izucheniya-disciplini-uchebno-metodicheskoe-posobie-po-discipline-advokatskaya-deyatelnost-i-advakatura.html
72-poryadok-formirovaniya-buhgalterskih-registrov-dlya-podgotovki-otchetnosti-po-tehnologii-nachislenij.html
72-poryadok-registracii-ishodyashih-dokumentov-instrukciya-o-poryadke-podgotovki-soglasovaniya-i-utverzhdeniya-organizacionno-rasporyaditelnoj.html